Miten käsittelen henkilötietoja

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Almiva Oy. Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä ovat seuraavat:

Almiva Oy ei ole velvoitettu nimittämään erillistä tietosuojavastaavaa, koska tietojen käsittelyn laajuus ja luonne eivät sitä edellytä. Yhteydenotot tietosuojakysymyksissä ohjataan suoraan yrityksen perustajalle ja vastuuhenkilölle.

Käsiteltävät tiedot

Almiva käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

Asiakkaat ja yhteydenottajat

• Perustiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Organisaatiotiedot: yrityksen tai tilan nimi, Y-tunnus, osoite
• Yhteydenoton sisältö: viestien ja puheluissa esiin tulleiden asioiden muistiinpanot
• Sopimustiedot: tarjoukset, sopimukset, toimeksiantojen sisältö
• Laskutustiedot: laskutusosoite, verkkolaskutiedot (jos käytössä), maksutiedot

Verkkosivuston käyttäjät

• Tekniset tiedot: IP-osoite, selain, käyttöjärjestelmä
• Sivuston käyttöön liittyvät tiedot: vierailun ajankohta, katsotut sivut, linkit joita on klikattu

Almiva ei kerää sivustolta erityisiin tietoryhmiin kuuluvia tietoja (esim. terveystiedot, etninen alkuperä, poliittiset näkemykset) eikä käsittele tällaisia tietoja asiakastoiminnassaan.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asiakassuhteen hoito

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi — yhteydenpitoon, tarjousten laatimiseen, toimeksiantojen toteutukseen ja laskutukseen. Käsittelyn oikeusperuste on sopimus tai sopimuksen valmistelu (GDPR 6 art. 1 b).

Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt

Kun otat yhteyttä sähköpostilla, puhelimella tai LinkedInin kautta, tiedot tallennetaan yhteydenpidon ja mahdollisen asiakkuuden valmistelua varten. Käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f) — yhteydenottoihin vastaaminen on normaalia liiketoimintaa.

Lakisääteiset velvoitteet

Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c).

Verkkosivuston ylläpito

Verkkosivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseksi palvelimella käsitellään teknisiä tietoja. Käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Konkreettiset säilytysajat ovat:

• Asiakkaiden tiedot: asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen enintään 3 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
• Kirjanpitoon liittyvät tiedot (laskut, sopimukset, maksutiedot): vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä, kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti.
• Yhteydenotot jotka eivät johda asiakassuhteeseen: enintään 12 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
• Verkkosivuston lokit: tekniset lokit säilytetään tyypillisesti 1–12 kuukautta tietoturvan ja järjestelmän toimivuuden valvomiseksi.

Tietojen luovutus

Almiva ei luovuta asiakastietoja kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kautta normaalin liiketoiminnan yhteydessä:

• Verkkosivuston ylläpitäjä: Hostingpalvelu Finland Oy (almiva.fi-sivuston hosting)
• Sähköpostipalvelu: sähköpostien käsittelyyn käytettävä palveluntarjoaja
• Kirjanpitoa hoitava osapuoli: kirjanpitäjä tai kirjanpito-ohjelmiston tarjoaja, laskujen ja kirjanpitomateriaalin käsittelyssä
• Yhteistyökumppanit ja osaajaverkosto: Ruthon Group, SoilCare, Apparently Ltd — tietoja voidaan jakaa ainoastaan asiakkaan suostumuksella ja toimeksiannon edellyttämässä laajuudessa

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun siihen on lakisääteinen velvollisuus (esim. Verohallinto, viranomaiset lakisääteisissä valvontatehtävissä).

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voi kuitenkin siirtyä EU:n ulkopuolelle verkkosivuston käytön yhteydessä, mikäli sivusto lataa resursseja kolmansien osapuolten palveluista (esimerkiksi Google Fonts -fonttipalvelusta). Tällöin siirto tapahtuu GDPR:n mukaisten suojatoimien (esim. Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden) puitteissa.

Mikäli tiedonsiirto kolmanteen maahan tulee ajankohtaiseksi muussa yhteydessä, varmistamme että siirto perustuu GDPR:n 44–49 artiklan mukaiseen asianmukaiseen suojatoimeen.

Evästeet ja verkkoseuranta

Almiva.fi-sivusto käyttää mahdollisimman vähän evästeitä ja muita seurantatekniikoita. Käytössä olevat elementit:

Välttämättömät tekniset tiedot

Sivuston palvelin (Hostingpalvelu) kerää lokitietoja teknisistä yhteyksistä — IP-osoite, selaintyyppi, pyydetyt sivut ja ajankohta. Nämä tiedot ovat välttämättömiä sivuston toimivuuden ja tietoturvan kannalta.

Fonttien lataus (Google Fonts)

Sivusto lataa ulkoasunsa fontit Google Fonts -palvelusta. Tämä tarkoittaa että sivua ladatessa selain ottaa yhteyden Googlen palvelimiin, jolloin Googlelle voi siirtyä IP-osoitteesi ja tekninen tieto pyynnöstä. Google on sitoutunut tietojen käsittelyssä GDPR:n vaatimuksiin ja vakiosopimuslausekkeisiin.

Analytiikka ja markkinointievästeet

Sivusto ei käytä Google Analyticsiä, Facebook-pikseliä eikä muita kävijäseurantaan tai markkinointiin tarkoitettuja evästeitä.

Mikäli analytiikkatyökalut otetaan jatkossa käyttöön, tämä seloste päivitetään ja sivustolle lisätään tarvittaessa evästesuostumuskysely.

Tietojen suojaaminen

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä:

• Sähköiset tiedot säilytetään salasanasuojatuilla laitteilla ja palveluissa, joissa käytetään vahvaa tunnistautumista
• Verkkosivuston liikenne on suojattu SSL/TLS-salauksella (HTTPS)
• Paperidokumentit säilytetään lukitussa tilassa
• Pääsy asiakastietoihin on rajattu — käytännössä tietoja käsittelee vain yrittäjä itse sekä tarvittaessa sopimuksella määritellyt käsittelijät (esim. kirjanpitäjä)
• Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille GDPR:n edellyttämällä tavalla

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihisi liittyen:

• Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään
• Oikeus tarkastaa tiedot — saat pyynnöstä kopion sinusta tallennetuista tiedoista
• Oikeus oikaista tiedot — virheelliset tai puutteelliset tiedot korjataan
• Oikeus poistaa tiedot — tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole perustetta (ellei lakisääteinen velvoite edellytä säilyttämistä)
• Oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• Oikeus vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään (tietojen siirrettävyys)
• Oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen lasse@almiva.fi. Vastaan pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa. Mikäli pyyntöön vastaaminen vaatii henkilöllisyyden varmistamista, voin pyytää lisätietoja.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle:

Muutokset selosteeseen

Tietosuojaseloste voidaan päivittää, kun käsittelykäytännöt, käytettävät palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Olennaiset muutokset ilmoitetaan sivuston kautta.

Voit aina varmistaa ajantasaisen version tältä sivulta osoitteesta almiva.fi/tietosuoja.html.

Tämän selosteen ajantasainen versio on päivitetty: 19.4.2026.